DIRECTIVES D´INSCRIPTION

Tous les participants doivent créer un compte via le formulaire d’inscription en ligne. Nous vous conseillons d´utiliser un compte e-mail personnel si votre adresse e-mail est connectée à un institut médical utilisant des paramètres de sécurité et de confidentialité élevés.

En effet, les e-mails du système en ligne peuvent être transférés dans les SPAM. Veuillez également consulter les e-mails dans les Archives des mailings et le journal de communication sur la page d´accueil du Congrès Mondial de la Route 2023.

Chaque participant recevra un numéro d’inscription par e-mail après la soumission du formulaire d’inscription en ligne. En ce qui concerne les paiements effectués par virement bancaire, veuillez procéder au paiement uniquement après avoir reçu votre numéro d’enregistrement. N´envoyez pas de paiement par virement bancaire sans le numéro d’inscription et le nom du participant inclus dans les détails de paiement.

Pour toute question relative à l’inscription, n’hésitez pas à contacter le Secrétariat du CMR 2023 à l’adresse suivante : registration@wrc2023prague.org.

Tous les tarifs ci-dessus incluent un taux de TVA locale de 21 %.

*Un membre de PIARC est un membre individuel ou collectif ayant payé sa cotisation annuelle au moins sur toute la période 2020-2022 ou 2021-2023.

**Liste des économies à faible/moyen revenu (plus d’infos)

Veuillez vous assurer de payer vos frais d’inscription avant la date limite applicable pour le type d’inscription sélectionné. Si votre paiement n’est pas reçu dans les délais, des frais de retard seront automatiquement appliqués.
Une inscription non payée ou partiellement payée ne sera pas considérée comme valide tant qu’elle n’aura pas été entièrement réglée.

Toutes les dates limites d’inscription sont applicables compte tenu de l’heure locale (CET/CEST).

LES FRAIS D’INSCRIPTION COMPLETS COMPRENNENT:

• l´admission à la cérémonie d’ouverture et de remise des prix
• la réception de bienvenue
• les conférences interdisciplinaires
• toutes les sessions scientifiques et techniques
• les pauses-café
• l´entrée dans la zone d’exposition
• une seule visite technique
• Gala – Festival mondial de la route

LES FRAIS D’UNE JOURNÉE COMPRENNENT :

• les conférences interdisciplinaires
• programme scientifique de la journée sélectionnée et de la session technique
• les pauses-café
• l´entrée dans la zone d’exposition
• une seule visite technique

L’inscription d´un accompagnant comprend :

• l´admission à la cérémonie d’ouverture et de remise des prix
• la réception de bienvenue
• la visite guidée – une selon la sélection
• Gala – Festival mondial de la route

FRAIS D’INSCRIPTION DES EXPOSANTS :

Les frais d’inscription des exposants donnent accès aux :
• séance plénière, séances d’ouverture et de clôture
• pauses-café
• réception d’accueil
• cocktail de gala

Les frais d’inscription des exposants ne donnent pas accès aux :
• conférences interdisciplinaires
• séances scientifiques et techniques
• visites techniques

DÉJEUNERS

Les déjeuners ne sont pas inclus dans les frais d’inscription. Les participants sont encouragés à acheter un chèque-repas (via le portail d’inscription au congrès) pour garantir des déjeuners sur le lieu du congrès.

La date limite d’achat des tickets restaurant est le 25 septembre 2023.
L’achat de déjeuners sur place est possible, avec une disponibilité/capacité limitée.

PROGRAMME SOCIAL

Tous les participants sont priés de reconfirmer ou de se préinscrire aux événements suivants pour pouvoir y assister.

Réception de Bienvenue

Date: 2. Octobre 2023
Heure : A reconfirmer
Place : Centre des Congrès de Prague (lieu de la Conférence)
Tickets : Inclus dans les frais d´inscription

Gala – Festival mondial de la route

Date : 5 Octobre 2023
Heure : 19:00 – 24:00
Place : Prague
Tickets : Palais des congrès de Prague

INSCRIPTION SUR PLACE

Veuillez noter que le paiement de l’inscription sur place peut être effectué par carte de crédit ou en espèces (EUR).

CONFIRMATION

Chaque participant recevra un aperçu de l’inscription et une notification par e-mail confirmant le paiement reçu et indiquera éventuellement le montant restant dû après avoir rempli le formulaire d’inscription en ligne.

INSCRIPTIONS POUR LES GROUPES

Vous pouvez inscrire plus de participants sous un seul compte. Après avoir terminé la première inscription, veuillez cliquer sur le bouton « Ajouter un participant ».

DETAILS DE PAIEMENT

Tous les frais doivent être payés en EUR (€), sans frais bancaires. Veuillez noter que tous les frais bancaires doivent être couverts par le délégué.

Les droits d’inscription sont perçus au nom du CMR 2023 par le Secrétariat, CZECH-IN s.r.o., 5. května 65, CZ-14021 Prague 4, République tchèque.

Par transfert bancaire
Le paiement par virement bancaire était possible jusqu’au 4 septembre 2023.

Paiement en ligne par carte de crédit/débit
Le mode de paiement préféré est le paiement par carte en ligne via notre passerelle de paiement sécurisée :
WORLDLINE– Solution de paiement Saferpay -Fournisseur de services de paiement en ligne

Cartes acceptées :

Dans le cas peu probable du rejet d’un paiement en ligne par carte de crédit/débit, il est recommandé au délégué de retourner à son inscription en ligne et d’essayer d´effectuer le paiement à nouveau. Si le problème de paiement persiste, il est conseillé au participant de contacter d’abord l’émetteur de la carte / la banque pour vérifier tout blocage potentiel sur la transaction en ligne. Si c’est le cas, une fois cet obstacle supprimé, il sera possible de payer via la passerelle de paiement en ligne.

FACTURE FINALE

La facture finale peut être téléchargée à partir du portail d’inscription en ligne trois semaines après la confirmation de l’inscription et le paiement intégral. Si vous avez besoin d’aide pour la facture, veuillez contacter le Secrétariat du CMR.
La facture finale sera émise sur la base des détails fournis lors de l’inscription (étape Contact / Détails de la facture).
Toute modification de ces données (adresse, numéro de TVA, etc.) n’est possible que dans les 3 jours suivant la date d’enregistrement et est soumise à une taxe de 20 EUR.

LETTRE POUR L´OBTENTION D´UN VISA

La lettre d’invitation pour l´obtention d´un visa peut être téléchargée à partir du portail d’inscription en ligne, une fois l’inscription confirmée et payée en totalité. Si vous avez besoin d’aide avec la lettre d’obtention d´un visa, veuillez contacter le Secrétariat du Congrès.

ANNULATION / POLITIQUE DE REMBOURSEMENT

Annulation de l´inscription
• Jusqu´au 4 avril 2023 – des frais administratifs de 50 EUR seront déduits de tous les remboursements
• Du 5 avril 2023 au 4 juillet 2023 – remboursement de 50 % des frais
• Du 5 juillet 2023 au 3 septembre 2023 – remboursement de 30 % des frais
• Au-delà du 4 septembre 2023 – aucun remboursement ne sera effectué

Annulation d’autres services soumis à réservation

• Jusqu´au 3 septembre 2023 – des frais administratifs de 20 EUR seront déduits de tous les remboursements
• Au-delà du 4 septembre 2023 – aucun remboursement ne sera effectué

Conditions générales d´annulation
• Toute annulation doit être notifiée par écrit (par e-mail) à C-IN et ne peut être effectuée en ligne ou par téléphone.
• Les demandes de remboursement faites après le 4 septembre 2023 ne seront pas prises en compte
• Pour tout changement de nom, des frais de 50 EUR seront facturés

CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Le règlement général européen sur la protection des données (RGPD UE) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et implique quelques ajouts à la protection des données.
Nous prenons votre vie privée très au sérieux et pour nous conformer aux exigences de consentement du RGPD, nous avons besoin que vous confirmiez votre acceptation de notre nouvelle politique de confidentialité lors du processus de création du compte dans notre système. Vous pouvez le consulter ici.

Après avoir créé votre compte utilisateur dans notre système, vous pouvez gérer vos informations, protéger votre vie privée et votre sécurité via notre portail en ligne qui est maintenant entièrement conforme au RGPD.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant la politique de confidentialité, la protection des données et le RGPD en général par e-mail or par téléphone : +420 296 219 600.

Toutes les photos et/ou enregistrements vidéo des événements vous représentant avec votre permission ou votre consentement ne doivent être uniquement utilisés qu´à des fins de reportage, de documentation ou éventuellement de notre promotion ou de celle de notre partenaire. Vous n’avez pas le droit de demander une compensation pour une telle utilisation. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, cependant, si vous le demandez sans raison justifiable, vous êtes tenu de nous payer tous les dommages et intérêts provoqués par ce retrait. Dans le cas où nous aimerions prendre une photo ou une vidéo dépassant ces objectifs mentionnés ci-dessus, nous vous demanderons un consentement séparé.

ANNULATION OU MODIFICATION DE LA REUNION POUR CAS DE FORCE MAJEURE

En cas de force majeure, CZECH-IN s.r.o. se réserve le droit de modifier ou d’annuler la réunion sans préavis, ainsi que tout changement de l’heure et/ou du lieu de la réunion. Tout cas de force majeure doit être communiqué dès qu´il en est raisonnablement possible à compter du moment de la prise de décision. La force majeure comprend toute circonstance échappant au contrôle raisonnable de CZECH-IN s.r.o. et qui empêche ou entrave la réalisation de la réunion. Cela inclut, mais sans s’y limiter, l’action gouvernementale, la guerre ou les hostilités, les émeutes ou les troubles civils, la peste ou toute autre épidémie telle que le SRAS, le Covid-19, la grippe aviaire, le tremblement de terre, l´inondation, l’ouragan, le cyclone, l’incendie ou toute autre catastrophe physique naturelle, explosion, accident ou panne, grève, manque de moyens de transport habituels ou terrorisme. CZECH-IN s.r.o. ne sera pas responsable des dommages, pertes, dépenses ou autres inconvénients ou coûts directs ou indirects, accessoires ou consécutifs, punitifs ou exemplaires, causés par une telle modification ou annulation de la réunion. Sauf disposition contraire des lois impératives applicables, les frais d’inscription seront remboursés conformément à la politique d’annulation du CMR 2023.

ASSURANCE

Les frais d’inscription ne comprennent pas l’assurance du participant contre les accidents, la maladie, l’annulation, le vol, les dommages matériels ou la perte. Il est conseillé aux participants de souscrire une assurance personnelle adéquate.